Adviespunten korte termijn Covid-19 maatregelen

maart 19, 2020

Het toekomstbestendig maken van MKB-ondernemingen is een belangrijke drijfveer van Doeve MKB-advies. Veel van de financieel-strategische adviezen die Doeve MKB-advies geeft en businessplannen waarbij hij betrokken is, zijn gebaseerd op een gedegen en pragmatische analyse van de strategische mogelijkheden van de betreffende MKB-onderneming. Altijd maatwerk, altijd realistisch en realiseerbaar! Altijd erop gericht om de MKB-onderneming gedurende middellange termijn financieel gezond en concurrerend te houden.

Sinds enkele dagen leven wij met z’n allen in bijzondere tijden. Ondernemen is voor veel MKB-ondernemers veranderd van optimaal blijven benutten van kansen gedurende middellange termijn naar “runnen van de daily-business”, oftewel korte termijn-ondernemen. Hoe makkelijk het ook klinkt: het is op dit moment niet anders. De onvoorspelbaarheid van gebeurtenissen is helaas op dit moment groot. Mijn advies op dit moment is daarom: Zorg voor voldoende inzicht op de korte termijn van je onderneming en stuur telkens op basis van deze inzichten bij. Eigenlijk komt dit op niets anders neer dan je oorspronkelijk businessplan terug te brengen naar actuele concreet realiseerbare korte termijnacties. Natuurlijk nog altijd vanuit een duidelijke visie en missie, maar dan gebaseerd op een hogere mate van realiteitszin als gevolg van de beperkingen die het Covid-19-virus met zich mee heeft gebracht.

De volgende korte termijn-maatregelen zal je als MKB-ondernemer op dit moment kunnen nemen:

  1. Breng een duidelijke structuur aan je de besluitvorming voor je onderneming. Zorg dat je mensen (leveranciers, trusted-advisor, familie/kennis/vrienden, medewerkers, etc.) om je heen verzamelt met voldoende deskundigheid en operationele kennis die aan jou een kritische constructieve bijdrage kunnen leveren. Zie dit als een soort projectteam. Maak je ondernemerszorgen bespreekbaar en doe dit op gezette tijden (bijvoorbeeld: elke ochtend om 9.00 uur)! Eis van je projectleden volledige inzet en focus op jouw “daily business”. Wees niet verbaasd over de mogelijkheid die een mede-ondernemer op dit vlak wellicht voor jou kan bieden (of andersom!). Het is namelijk aan te raden om hiervoor mensen uit te kiezen die een afwijkende visie hebben dan jij. De druk voor deze mensen zal hoog zijn, maar daarmee dragen zij wel bij aan jouw bestaansrecht. In het meest voor de hand liggende situatie helpen zij jou door deze periode heen, zodat nadat de crisis voorbij is jouw onderneming startklaar is om weer volop op te starten.
  2. Zorg dat je op korte termijn volledig inzicht krijgt in de actuele en toekomstige financiële posities. Zorg dat je beschikt over actuele financiele en fiscale cijfers van je onderneming! [1] Maak op basis van de betrouwbare financiële cijfers een liquiditeitsprognose op weekbasis. Een simpel Excel-template van internet kan je al behulpzaam zijn. Check vervolgens met grote regelmaat je input op de liquiditeitsprognose per week en stel deze vervolgens op basis van nieuwe inzichten bij. Maak op basis van die prognose ook enkele “what-if”-analyses gebaseerd op mogelijke gebeurtenissen en scenario’s. Voorkom op deze wijze financiële verrassingen! Aan de hand van deze prognose kan je ook eenvoudig gaan bepalen welke maatregelen vanuit de overheid en andere instanties en op welk moment door jou benut kunnen of moeten worden. Inzicht en overzicht helpt je dus in deze situatie met het nemen van de juiste financiële beslissingen.
  3. Maak inzichtelijk welke financiële middelen en mogelijkheden je potentieel kan mobiliseren. Cash=King! wordt vaak geroepen. Onder de huidige omstandigheden is dat helemaal waar. Op het moment dat je financiële middelen vrij kan maken, beschik je over een betere basis om straks na de Corona-crisis weer op te starten en snel te kunnen handelen. Hierbij valt te denken het inzichtelijk maken van:
  • Welke mogelijkheden bestaan er om uitgaven te beperken?
    • Uitstellen van investeringen en projecten in de tijd. Maak wel duidelijke afspraken met je leverancier! Deze heeft ook duidelijkheid nodig voor zijn levering.
    • Vertragen van betalingen aan kostencrediteuren die voor je “daily business” minder relevant zijn (niet-strategische crediteuren). Zorg wel goed voor je handelscrediteuren!
    • Breng overheadkosten terug. Vaak zitten hierin ook de kostencrediteuren/niet-strategische crediteuren, zoals overbodige licenties, periodieke abonnementen, etc.
    • Per direct staken van verliesgevende activiteiten
    • Bevorderen van innovatie door het personeel. Veranderingen binnen de onderneming kunnen leiden tot efficiencyverbeteringen en effectiviteit!
    • Beëindigen van tijdelijke arbeidscontracten, schrappen van overwerk en/of aanmelding bij Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid.
    • Opschorten van oplossingen, natuurlijk uitsluitend wanneer je in de kern een financieel gezonde onderneming hebt.
  • Welke mogelijkheden heb je om middelen vrij te maken?
    • Bekijk de omloopsnelheid van je voorraden. Dring de voorraden aan winkeldochters en overbodige (seizoens)voorraden en langzaam lopende voorraden terug door speciale acties.
    • Actiever debiteurenbeheer, focus op debiteuren: vraag grotere debiteuren om alvast gedeeltelijk te betalen, wacht hiermee niet totdat debiteurentermijn al verstreken is.
    • Tijdig factureren aan afnemers, eventueel deelfacturen en/of vooruit factureren bespreekbaar maken met je afnemers.
    • Tijdig bijwerken van je debiteurenadministratie en/of projectenadministratie.
    • Ga na of er sprake is van overbodige activa en verkoop deze.
    • Met de huisbankier overleggen over opschorten van aflossingen. Pas deze mogelijkheid alleen toe wanneer er op dit moment (nog) sprake is van een financieel gezonde bedrijfs- situatie. Mocht er op dit moment al sprake zijn van een “zwaar-weer”-situatie, is het te overwegen om te kiezen voor een exit-scenario in plaats van door te ondernemen.

Natuurlijk geven bovenstaande opstelling enkele algemene acties. Elke MKB-ondernemer is uniek en kent zijn eigen (strategische) omstandigheden. Elke MKB-ondernemer heeft op zijn eigen financiële en fiscale mogelijkheden. Ook het adviezen van realistische en realiseerbare korte termijn-acties blijft maatwerk. Toch hoop ik je met deze tips enkele onderwerpen in overweging te hebben gegeven. Mocht je behoefte hebben aan een persoonlijke toelichting en beoordeling van jouw specifieke informatie, neem gerust contact op met Doeve MKB-advies. Dit kan telefonisch (06-21993163), via Skype en natuurlijk per email (marcel@doevemkbadvies.nl). “Samen komen wij deze moeilijke periode door, let een beetje op elkaar”.

[1] Lukt je dit nog niet omdat je administratie ter afwerking of voorbereiding op de jaarstukken nog bij de boekhouder òf accountant ligt? Maak de afspraak dat deze met hoge spoed jouw administratie volledig bijgewerkt heeft. De jaarrekening kan altijd op een later moment nog!